2021年11月4日木曜日

文書データについて

 

 文書データを作成するソフトフェアは色々あると思います。

 一般的にワード・エクセル・パワーポイント・一太郎などで作成することが多いのではないかと思います。
 文字だけの材料としてのデータから、編集されていてそのまま印刷で使用できるものなど色々なデータが存在します。
 お客様から入稿していただいたデータは、文字や画像・図表等のデータを抽出して編集(組版)作業をしています。
 多様な文字データ(テキストデータ)の中で要注意なものがあります。
 その一つに、エクセルを使用した縦書き文書データです。
 エクセルは表計算ソフトですが、文書データ作成でもかなり活用されているようです。
段落のインデントを揃えたり等々…画面上や印刷した時に整って見やすいものが作成できることや、方眼用紙のようにセルを調整し、細かい複雑な表が作れるからです。
 そのまま印刷して完結する場合は良いのです。
 しかし、その文字データを他で使用する場合には注意が必要です。
 エクセルデータはセルで構成されています。
 基本的に列(横にA~)と行(縦に1~)となっていて、列は左から右にABC…、行は上から下に123…と流れてします。つまり横書きの流れになっています。

 セルを調整して原稿用紙に見立てます。

このセルに縦書きの流れで文字を一字ずつ入力した場合どうなるかを説明します。

 画面上は見やすく整っています。

 テキストデータと使用する場合はどうかというと、

と■す■ト■ク■□■あ■る■□■□■文
思■る■・■セ■一■る■ソ■文■□■書
い■こ■一■ル■般■と■フ■書■□■デ
ま■と■太■・■的■思■ト■デ■□■ー
す■が■郎■パ■に■い■フ■ー■□■タ
。■多■な■ワ■ワ■ま■ェ■タ■□■に
□■い■ど■ー■ー■す■ア■を■□■つ
□■の■で■ポ■ド■。■は■作■□■い
□■で■作■イ■・■□■色■成■□■て
□■は■成■ン■エ■□■々■す■□■□

(□=全角アキ、■=タブor区切り文字)となります。

テキストデータとしては横書きの判別となるため、
区切り文字を取り除き、行をつなげると

とすトク□ある□□文思る・セ一るソ文□書いこ一ル般とフ書□デまと太・的思トデ□ーすが郎パにいフー□タ。多なワワまェタ□に□いどーーすアを□つ□のでポド。は作□い□で作イ・□色成□て□は成ンエ□々す□□

となり、意味不明なデータになってしまいます。

読めるデータにするためには、それなりの処理を必要とします。
例えば、1文字ずつコピー&ペーストするとか…
入力し直した方が早い場合もあります。(もったいないですが…)

データは一次的なものではなく、二次的にも利用できるよう作成することをお勧めします。

(DTPデザイン課 カメカメ力)

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